Freshmarks kvalitetsarbete och GDPR-policy

Kvalitetspolicy

Vi på Freshmark Sverige AB är engagerade i att leverera produkter och tjänster av högsta kvalitet till våra kunder. För att uppnå detta mål har vi implementerat en kvalitetspolicy som omfattar följande rutiner:

  • Avvikelsehantering: Vi har en strukturerad process för att hantera avvikelser från våra kvalitetsstandarder. När en avvikelse upptäcks, dokumenteras den och en utredning inleds omedelbart för att fastställa orsaken till avvikelsen. Baserat på utredningen vidtas lämpliga åtgärder för att förhindra att avvikelsen uppstår igen.
  • Dokumentstyrning: Vi har en dokumenthanteringsprocess som säkerställer att alla dokument som är relevanta för vår verksamhet är uppdaterade och tillgängliga för de som behöver dem. Alla dokument är versionerade och godkända av behöriga personer innan de distribueras.
  • Egenkontroll: Vi genomför regelbundna interna revisioner för att säkerställa att våra processer och rutiner följer våra kvalitetsstandarder. Vi har också implementerat en process för att hantera klagomål från kunder och andra intressenter.

Vi strävar efter att ständigt förbättra vår kvalitetspolicy och våra rutiner för att uppfylla våra kunders behov och förväntningar.

Miljöpolicy

Freshmark Sverige AB är en av de ledande leverantör av märksystem, kostdatasystem och förbrukningsartiklar såsom etiketter och färgband till restauranger och storkök i Sverige. Vi är medvetna om att vår verksamhet påverkar miljön, både direkt och indirekt, och vi vill ta vårt ansvar för att bidra till en hållbar utveckling.

Vår miljöpolicy är att:

– Följa de lagar, regler och andra krav som gäller för vår verksamhet, och sträva efter att överträffa dem.

– Ständigt förbättra vår miljöprestanda genom att sätta upp mätbara och realistiska miljömål, och följa upp dem regelbundet.

– Förebygga och minimera vår miljöpåverkan genom att använda resurser effektivt, minska avfall och utsläpp, och öka återvinning och återanvändning.

– Integrera miljöaspekter i alla våra beslut, processer och produkter, och utveckla miljövänliga och energieffektiva lösningar för våra kunder och samarbetspartners.

– Öka vår miljökompetens och medvetenhet genom att utbilda och engagera våra medarbetare, leverantörer och intressenter i vårt miljöarbete.

– Kommunicera öppet och transparent om vår miljöprestanda, och vara lyhörda för feedback och förslag till förbättring.

Miljöansvarig

Vår miljöansvarig är vår VD, som har det övergripande ansvaret för att leda och samordna vårt miljöledningssystem.

Vår miljöansvarig har följande uppgifter:

– Fastställa och revidera vår miljöpolicy, våra miljömål och vår miljöplan.

– Tilldela roller, ansvar och befogenheter till våra chefer och medarbetare i miljöfrågor.

– Tillhandahålla de resurser som behövs för att genomföra vårt miljöarbete, såsom budget, personal, utrustning och tid.

– Övervaka och följa upp vår miljöprestanda, och rapportera resultaten till vår ledning och våra intressenter.

– Initiera och genomföra åtgärder för att förbättra vår miljöprestanda, och hantera avvikelser och incidenter som uppstår i vår verksamhet.

– Samverka med våra kunder, leverantörer och andra externa parter i miljöfrågor, och följa upp deras miljökrav och förväntningar.

– Säkerställa att vårt miljöledningssystem är i enlighet med ISO 14001:2015, och att det revideras internt regelbundet.

System för avvikelsehantering

Vi har ett system för avvikelsehantering som beskriver hur vi identifierar, rapporterar, utreder, åtgärdar och förebygger avvikelser från vårt miljöledningssystem. En avvikelse är en händelse eller ett tillstånd som inte är i överensstämmelse med vår miljöpolicy, våra miljömål, våra rutiner eller våra lagkrav. Exempel på avvikelser är:

– Klagomål från kunder, myndigheter eller allmänheten om vår miljöpåverkan.

– Incidenter eller olyckor som orsakar eller kan orsaka skada på miljön, såsom spill, läckage, brand eller explosion.

– Brister eller fel i våra processer, produkter eller utrustning som påverkar vår miljöprestanda, såsom hög energiförbrukning och onödigt avfall.

– Förbättringsförslag från våra medarbetare, leverantörer eller intressenter om hur vi kan förbättra vår miljöprestanda, såsom nya tekniker, metoder eller material.

Vårt system för avvikelsehantering består av följande steg:

– Identifiera och rapportera avvikelser. Alla våra medarbetare har ansvar för att upptäcka och rapportera avvikelser som de stöter på i sitt arbete, eller som de får kännedom om från andra källor. Vi rapporterar avvikelser i ett gemensamt system, och informerar vår miljöansvarig och berörda om dem.

– Utreda och åtgärda avvikelser. Vår miljöansvarig eller utsedd chef har ansvar för att utreda orsakerna till avvikelser, och att vidta korrigerande och förebyggande åtgärder för att återställa normaltillståndet och förhindra att avvikelser upprepas. Vi dokumenterar våra utredningar och åtgärder i vårt system, och följer upp att de har genomförts och har haft önskad effekt.

– Analysera och förbättra avvikelser. Vår miljöansvarig eller utsedd chef har ansvar för att analysera avvikelserna och deras konsekvenser, och att föreslå förbättringar i vårt miljöledningssystem, såsom nya eller reviderade mål, rutiner eller kontroller. Vi dokumenterar våra analyser och förbättringar i vårt system, och implementerar dem i vår verksamhet.

System för egenkontroll

Vi har ett system för egenkontroll som beskriver hur vi övervakar, mäter, analyserar och utvärderar vår miljöprestanda, och hur vi genomför interna revisioner av vårt miljöledningssystem. Egenkontrollen syftar till att säkerställa att vi uppfyller vår miljöpolicy, våra miljömål, våra rutiner och våra lagkrav, och att vi ständigt förbättrar vår miljöprestanda. Egenkontrollen består av följande delar:

– Övervaka och mäta miljöprestanda. Vi övervakar och mäter vår miljöprestanda genom att använda olika indikatorer och metoder, såsom energiförbrukning, avfallsmängd, kundnöjdhet och miljöcertifiering. Vi samlar in, registrerar och analyserar data om vår miljöprestanda, och jämför dem med våra miljömål.

Arbetsmiljöpolicy

Vårt arbetsmiljömål är att skapa en trygg, hälsosam och stimulerande arbetsmiljö för medarbetare, kunder och samarbetspartners. Vi vill att vår arbetsmiljö bidrar till att öka vår produktivitet, kvalitet och kundnöjdhet, samt att minska vår miljöpåverkan och våra kostnader.

Vi arbetar systematiskt och förebyggande med arbetsmiljöfrågor, och följer de lagar och regler som gäller för vår verksamhet. Vi strävar efter att ständigt förbättra vår arbetsmiljö genom att sätta upp tydliga mål, planera och genomföra åtgärder, och följa upp och utvärdera resultaten. Vi involverar och engagerar alla våra medarbetare i arbetsmiljöarbetet, och samverkar med skyddsombud och fackliga representanter. Vi informerar och utbildar våra medarbetare om arbetsmiljörisker och åtgärder, och ger dem möjlighet att påverka och förbättra sin egen arbetsmiljö. Vi kommunicerar och samarbetar med våra kunder och samarbetspartners för att skapa en god arbetsmiljö i hela vår leverantörskedja.

Ansvarsfördelning

Vår VD har det övergripande ansvaret för arbetsmiljöarbetet, och delegerar det operativa ansvaret till våra chefer på olika nivåer. Varje chef har ansvar för att leda, organisera och fördela arbetsmiljöarbetet inom sitt ansvarsområde, och att tillhandahålla de resurser som behövs. Varje medarbetare har ansvar för att följa de rutiner och instruktioner som gäller för arbetsmiljön, och att rapportera eventuella risker, avvikelser och incidenter. Våra skyddsombud har ansvar för att företräda och stödja medarbetarna i arbetsmiljöfrågor, och att delta i riskbedömningar, åtgärdsplaneringar och uppföljningar.

System för riskbedömning

Vi genomför regelbundna riskbedömningar av vår arbetsmiljö, minst en gång per år eller vid förändringar i verksamheten. Vi använder oss av olika metoder och verktyg för att identifiera, analysera och prioritera arbetsmiljörisker, såsom observationer, intervjuer, enkäter, checklistor och mätningar. Vi dokumenterar och rapporterar våra riskbedömningar i ett gemensamt system, och informerar berörda parter om resultaten.

System för åtgärder

Vi planerar och genomför åtgärder för att eliminera eller minska de arbetsmiljörisker som vi har identifierat och prioriterat. Vi sätter upp tydliga mål, ansvariga, tidsplaner och resurser för varje åtgärd, och dokumenterar dem i en åtgärdsplan. Vi följer upp och utvärderar effekten av våra åtgärder, och justerar dem vid behov. Vi hanterar avvikelser och incidenter som uppstår i vår arbetsmiljö, och rapporterar dem i ett gemensamt system. Vi utreder orsakerna till avvikelser och incidenter, och vidtar korrigerande och förebyggande åtgärder för att förhindra att de upprepas.

System för egenkontroll

Vi kontrollerar att vårt systematiska arbetsmiljöarbete fungerar som det ska, och att vi uppfyller våra mål, policy och lagkrav. Vi genomför interna revisioner av vårt arbetsmiljöarbete, minst en gång per år eller vid behov. Vi mäter och utvecklar vår arbetsmiljöprestanda, och använder oss av olika indikatorer och mätmetoder, såsom sjukfrånvaro, olycksfall, medarbetarundersökningar och kundnöjdhet. Vi dokumenterar och rapporterar våra resultat i ett gemensamt system, och informerar berörda parter om dem. Vi utvärderar och reviderar vår arbetsmiljöpolicy och våra mål, och anpassar dem efter förändrade förutsättningar och förbättringsmöjligheter.

GDPR- Freshmark följer de grundläggande principerna

Denna policy beskriver hur Freshmark samlar in, använder, lagrar och skyddar personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Syftet med denna policy är att säkerställa att Freshmark följer GDPR och skyddar de registrerades rättigheter.

Dataskyddsombudet (DPO) är ansvarig för att övervaka efterlevnaden av denna policy. Alla anställda som hanterar personuppgifter måste följa denna policy.

Principer för dataskydd

  • Laglighet, korrekthet och öppenhet: Personuppgifter behandlas lagligt, rättvist och transparent.
  • Ändamålsbegränsning: Uppgifter samlas endast in för specifika, uttryckligt angivna och legitima ändamål.
  • Uppgiftsminimering: Endast nödvändiga uppgifter samlas in och behandlas.
  • Riktighet: Uppgifter hålls korrekta och uppdaterade.
  • Lagringsminimering: Uppgifter lagras inte längre än nödvändigt.
  • Integritet och konfidentialitet: Uppgifter skyddas mot obehörig åtkomst och behandling.
  • Ansvarsskyldighet: Freshmark kan visa att dessa principer följs.

Rättigheter för registrerade

Registrerade har rätt att:

  • Få tillgång till sina personuppgifter.
  • Begära rättelse av felaktiga uppgifter.
  • Begära radering av sina uppgifter.
  • Begränsa behandlingen av sina uppgifter.
  • Invända mot behandling av sina uppgifter.
  • Begära dataportabilitet.

Säkerhetsåtgärder

Freshmark implementerar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter, inklusive kryptering, åtkomstkontroller och regelbundna säkerhetsgranskningar.

Incidenthantering

Vid en personuppgiftsincident ska Freshmark omedelbart utreda och rapportera incidenten till relevant tillsynsmyndighet inom 72 timmar.

Utbildning och medvetenhet

Alla anställda får regelbunden utbildning om dataskydd och GDPR för att säkerställa efterlevnad.

Granskning och uppdatering

Denna policy granskas och uppdateras regelbundet för att säkerställa att den förblir aktuell och effektiv.

Ansvarig: VD/Daniel Kriström